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在檔案管理的領(lǐng)域中，“歸檔” 是一項(xiàng)基礎(chǔ)且關(guān)鍵的工作，它如同一條紐帶，將過(guò)去、現(xiàn)在和未來(lái)緊密相連，對(duì)于新手檔案員而言，掌握歸檔的常識(shí)是開(kāi)啟職業(yè)大門(mén)的重要一步。
一、歸檔的本質(zhì)：從文件到檔案的蛻變
“歸檔” 并非簡(jiǎn)單的歸集保管，而是一個(gè)具有嚴(yán)格規(guī)范和特定意義的過(guò)程。從字面含義剖析，“歸” 有集中、匯聚之意，“檔” 則體現(xiàn)分類(lèi)保存的功能。在《檔案工作基本術(shù)語(yǔ)》里，歸檔被明確界定為：辦理完畢且具有保存價(jià)值的文件，經(jīng)過(guò)系統(tǒng)整理后，移交至檔案室或檔案館保存的過(guò)程。這一定義清晰地揭示了歸檔的核心要素，即文件需完成辦理流程、具備保存價(jià)值，并經(jīng)過(guò)系統(tǒng)化的整理。
文件與檔案猶如同一事物的不同成長(zhǎng)階段。文件是檔案的前身，是檔案形成的基礎(chǔ)，而檔案則是文件的精華，是文件在滿足特定條件后的升華。二者既有緊密的聯(lián)系，又有顯著的區(qū)別。文件轉(zhuǎn)化為檔案必須滿足三個(gè)必備條件：其一，文件必須已辦理完畢，那些仍在承辦過(guò)程中的文件尚不具備成為檔案的資格；其二，文件對(duì)日后的工作、科學(xué)研究等活動(dòng)具有查考利用的價(jià)值，這是其能夠成為檔案的核心依據(jù)；其三，文件材料需要按照一定的規(guī)律進(jìn)行集中保存，使雜亂的文件成為有序的檔案體系。
二、歸檔的對(duì)象：多元的文件材料世界
歸檔的對(duì)象是豐富多樣的文件材料，這些文件材料廣泛存在于各種社會(huì)活動(dòng)之中。
從廣義上講，文件是國(guó)際機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在履行法定職責(zé)或處理事務(wù)過(guò)程中形成的各種形式的信息記錄。而機(jī)關(guān)文件材料則是機(jī)關(guān)在其工作活動(dòng)過(guò)程中形成的各種門(mén)類(lèi)和載體的歷史記錄，它涵蓋了機(jī)關(guān)運(yùn)作的方方面面。
具體來(lái)看，歸檔文件是指立檔單位在其職能活動(dòng)中形成的、辦理完畢且應(yīng)作為文書(shū)檔案保存的文件材料，包括紙質(zhì)和電子文件材料。通俗地說(shuō)，它既可以是帶有紅頭的正式公文、加蓋公章的介紹信等傳統(tǒng)紙質(zhì)文件，也可以是拍攝錄制的照片、錄像等電子文件材料。
在文書(shū)檔案的收集與歸檔范圍方面，可從以下幾個(gè)主要方面入手：
（一）會(huì)議文件
會(huì)議是機(jī)關(guān)單位開(kāi)展工作的重要形式，會(huì)議文件包括黨組（黨委）會(huì)議、行政辦公會(huì)、工作會(huì)議、專(zhuān)題會(huì)議等各類(lèi)會(huì)議的會(huì)議記錄和會(huì)議紀(jì)要。在實(shí)際工作中，當(dāng)機(jī)關(guān)單位聯(lián)合召開(kāi)會(huì)議或舉行活動(dòng)時(shí)，所形成的文件材料原件由主辦機(jī)關(guān)歸檔，其他機(jī)關(guān)則將相應(yīng)的復(fù)制件或其他形式的副本歸檔。
（二）公文類(lèi)文書(shū)
公文類(lèi)文書(shū)分為發(fā)文和收文兩大類(lèi)。發(fā)文是以本單位名義簽發(fā)的各種文件，按照《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》的規(guī)定，共有決議、決定、命令（令）等 15 種文件種類(lèi)，且需按照《黨政機(jī)關(guān)公文格式》要求擬制。正式公文的發(fā)文代字有有文號(hào)和無(wú)文號(hào)兩種類(lèi)型，一般情況下，發(fā)文都需要進(jìn)行歸檔。收文則是上級(jí)、同級(jí)、下級(jí)發(fā)送到相關(guān)單位處理事務(wù)的文件，其中同級(jí)收文和對(duì)口的直接上級(jí)收文數(shù)量通常較多。收文的歸檔需根據(jù)文件的重要程度和相互關(guān)聯(lián)性來(lái)決定，做到應(yīng)歸則歸，不應(yīng)歸則不盲目歸檔。
（三）事務(wù)類(lèi)文書(shū)
事務(wù)類(lèi)文書(shū)是除會(huì)議文件和公文類(lèi)文書(shū)之外的其他應(yīng)歸檔內(nèi)容，其種類(lèi)繁多，包括計(jì)劃類(lèi)（如計(jì)劃、規(guī)劃、方案、安排等）、報(bào)告類(lèi)（如總結(jié)、述職報(bào)告、調(diào)查報(bào)告、調(diào)研報(bào)告、綜合性報(bào)告等）、規(guī)章類(lèi)（如章程、條例、辦法、規(guī)則、規(guī)程、制度、守則、公約等）、簡(jiǎn)報(bào)類(lèi)（如工作簡(jiǎn)報(bào)、情況反映、信息通報(bào)、信息通訊、工作動(dòng)態(tài)、內(nèi)部參考、大事記、組織沿革等）、會(huì)議類(lèi)（如會(huì)議計(jì)劃、安排、通知、名單、議程、報(bào)告、會(huì)議記錄、講話稿、開(kāi)幕詞、閉幕詞等）以及其他類(lèi)（如人事調(diào)動(dòng)的介紹信和函、花名冊(cè)、采購(gòu)相關(guān)的招標(biāo)書(shū)、投標(biāo)書(shū)、中標(biāo)通知書(shū)、合同、驗(yàn)收材料，活動(dòng)材料、報(bào)表、邀請(qǐng)信、感謝信、賀信、請(qǐng)柬、合同、協(xié)議、協(xié)定、議定書(shū)、備忘錄、意向書(shū)等）。
三、機(jī)關(guān)單位文件材料的歸屬原則
為確保檔案管理的規(guī)范性和統(tǒng)一性，機(jī)關(guān)單位文件材料的歸屬遵循明確的原則：
凡屬機(jī)關(guān)歸檔范圍的文件材料，必須按照有關(guān)規(guī)定向本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)檔案工作的部門(mén)移交，實(shí)行集中統(tǒng)一管理，任何個(gè)人不得據(jù)為己有或拒絕歸檔。
對(duì)于應(yīng)歸檔的電子文件，其元數(shù)據(jù)、背景信息等需進(jìn)行相應(yīng)歸檔，以保證電子文件的完整性和可利用性。
在機(jī)關(guān)應(yīng)歸檔的紙質(zhì)文件材料中，若有文件發(fā)文稿紙、文件處理單，應(yīng)與文件正本、定稿一并歸檔，使檔案能夠完整地反映文件的形成和處理過(guò)程。
當(dāng)機(jī)關(guān)聯(lián)合召開(kāi)會(huì)議、聯(lián)合行文時(shí)，所形成的文件材料原件由主辦機(jī)關(guān)歸檔，其他機(jī)關(guān)則對(duì)相應(yīng)的復(fù)制件或其他形式的副本進(jìn)行歸檔。
機(jī)關(guān)形成的人事、基建、會(huì)計(jì)及其他專(zhuān)門(mén)文件材料的歸檔范圍和檔案保管期限，按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，以滿足不同類(lèi)型文件材料的特殊管理需求。
四、不歸檔的后果：法律紅線不可觸碰
歸檔工作不僅是一項(xiàng)業(yè)務(wù)要求，更是一項(xiàng)法律責(zé)任?！吨腥A人民共和國(guó)檔案法》《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》《檔案管理違法違紀(jì)行為處分規(guī)定》等法律法規(guī)明確規(guī)定，應(yīng)當(dāng)歸檔的材料必須按照規(guī)定定期移交，集中管理，任何部門(mén)和人員不得將應(yīng)歸檔文件材料據(jù)為己有或拒絕歸檔。
對(duì)于違反規(guī)定的行為，將承擔(dān)相應(yīng)的法律后果。若不按規(guī)定歸檔或者不按期移交檔案，被責(zé)令改正而拒不改正的，由縣級(jí)以上檔案主管部門(mén)、有關(guān)機(jī)關(guān)對(duì)直接負(fù)責(zé)的主管人員和其他直接責(zé)任人員依法給予處分；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任；造成財(cái)產(chǎn)損失或者其他損害的，依法承擔(dān)民事責(zé)任。將機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)歸檔的文件材料據(jù)為己有，拒絕移交的，由縣級(jí)以上檔案行政管理部門(mén)責(zé)令限期改正；情節(jié)嚴(yán)重的，有關(guān)主管部門(mén)將對(duì)直接負(fù)責(zé)的主管人員和直接責(zé)任人員依法給予處分；構(gòu)成犯罪的，同樣依法追究刑事責(zé)任。在公務(wù)活動(dòng)中，將應(yīng)當(dāng)歸檔的文件材料、資料據(jù)為己有，拒絕歸檔的，對(duì)有關(guān)責(zé)任人員，將根據(jù)情節(jié)輕重，給予警告、記過(guò)、記大過(guò)、降級(jí)或者撤職等處分。
對(duì)于新手檔案員來(lái)說(shuō)，掌握歸檔常識(shí)是做好檔案工作的基礎(chǔ)。只有深刻理解歸檔的內(nèi)涵，明確歸檔的對(duì)象和范圍，遵循文件材料的歸屬原則，嚴(yán)格遵守歸檔的法律要求，才能在檔案管理的崗位上履職盡責(zé)，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，為檔案事業(yè)的發(fā)展貢獻(xiàn)力量。
