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科技檔案是企事業(yè)單位科技活動(dòng)的“數(shù)字資產(chǎn)”，其管理體系的科學(xué)性直接影響檔案的價(jià)值發(fā)揮。對(duì)于新手檔案員而言，厘清基礎(chǔ)概念、明確管理架構(gòu)是開(kāi)展工作的第一步。
一、核心概念：科技文件與科技檔案的界定
科技文件：活動(dòng)記錄的“原材料”
科技文件是科研、生產(chǎn)、基建等活動(dòng)中形成的原始記錄，包括文字報(bào)告、設(shè)計(jì)圖紙、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、聲像資料等。例如，科研項(xiàng)目的開(kāi)題報(bào)告、建設(shè)項(xiàng)目的招投標(biāo)文件、設(shè)備的采購(gòu)合同等，均屬于科技文件范疇。其特點(diǎn)是實(shí)時(shí)性強(qiáng)、形式多樣，是科技檔案的前身。
科技檔案：價(jià)值沉淀的“成品庫(kù)”
科技檔案是從科技文件中篩選出的具有保存價(jià)值的部分，經(jīng)系統(tǒng)整理后歸檔保存。根據(jù)《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》，其核心特征包括：
來(lái)源廣泛：涵蓋工業(yè)、交通、教育、衛(wèi)生等多個(gè)領(lǐng)域；
形式多元：包括圖紙、圖表、錄音帶、電子文件等；
價(jià)值屬性：對(duì)國(guó)家、社會(huì)或單位具有歷史憑證和參考利用價(jià)值。
二、管理架構(gòu)：三級(jí)體系保障檔案全生命周期管理
科技檔案管理需依托明確的組織架構(gòu)，確保責(zé)任清晰、流程規(guī)范。根據(jù)行業(yè)特點(diǎn)，管理體系分為三個(gè)層級(jí)：
1.國(guó)家級(jí)與行業(yè)級(jí)管理機(jī)構(gòu)
專業(yè)檔案館：由國(guó)務(wù)院各部委設(shè)立（如水利部、科技部），負(fù)責(zé)收集本行業(yè)長(zhǎng)期或永久保存的科技檔案，如國(guó)家級(jí)科研項(xiàng)目成果、重大基建工程檔案。
城市基建檔案館：大中城市需設(shè)立，專門管理城市規(guī)劃、建設(shè)、管理過(guò)程中形成的檔案，如地鐵工程、橋梁建設(shè)的全套資料，為城市運(yùn)維提供歷史依據(jù)。
2.企事業(yè)單位檔案機(jī)構(gòu)
大中型單位：需設(shè)立直屬科技檔案機(jī)構(gòu)，配備專職人員，獨(dú)立管理科研、基建、設(shè)備檔案。例如，汽車制造企業(yè)可設(shè)“技術(shù)檔案中心”，集中管理產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)線建設(shè)等檔案。
小型單位：可設(shè)立綜合檔案室（文書與科技檔案統(tǒng)一管理），或配備專（兼）職人員，如鄉(xiāng)鎮(zhèn)醫(yī)院可由辦公室人員兼任檔案管理職責(zé)。
3.門類與代碼：標(biāo)準(zhǔn)化管理的基礎(chǔ)
根據(jù)《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》，科技檔案采用層級(jí)代碼體系：
一級(jí)門類代碼：KJ（“科技”首字母）；
二級(jí)門類代碼：科研（KJ?KY）、基建（KJ?JJ）、設(shè)備（KJ?SB），便于檔案分類檢索與數(shù)字化管理。
三、法規(guī)依據(jù)：管理工作的“指南針”
科技檔案管理必須遵循國(guó)家強(qiáng)制性標(biāo)準(zhǔn)，核心法規(guī)包括：
《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》：明確檔案定義、歸檔范圍與管理職責(zé)，是行業(yè)管理的綱領(lǐng)性文件；
《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T11822—2008）：規(guī)范案卷格式、編號(hào)規(guī)則與整理流程；
《建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范》（DA/T28）：針對(duì)基建項(xiàng)目，細(xì)化檔案收集、組卷與驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。
