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在檔案管理體系中，檔案統(tǒng)計是一項基礎(chǔ)性且至關(guān)重要的工作，它如同精準的“數(shù)字標尺”，丈量著檔案工作的全貌，為檔案的科學管理與決策提供堅實的數(shù)據(jù)支撐。對于新手檔案員而言，掌握檔案統(tǒng)計的核心邏輯與操作要點，是開啟專業(yè)履職之路的關(guān)鍵一步。
一、檔案統(tǒng)計的核心目標
根據(jù)《機關(guān)檔案管理規(guī)定》，各機關(guān)單位需構(gòu)建完善的檔案統(tǒng)計體系，涵蓋檔案實體（如數(shù)量、載體形式）、管理動態(tài)（如出入庫、利用情況）、設(shè)施設(shè)備、人員配置等全維度數(shù)據(jù)，并通過定期編制統(tǒng)計年報，向上級部門報送年度檔案工作分析報告。其核心目標可概括為“摸清家底、動態(tài)監(jiān)控、輔助決策”——通過系統(tǒng)化的數(shù)據(jù)采集與分析，實現(xiàn)對檔案資源的精準把控，確保檔案工作規(guī)范有序開展。
二、統(tǒng)計范圍與關(guān)鍵指標解析
檔案統(tǒng)計的廣泛性體現(xiàn)在“事無巨細”的特性上，分為多個核心統(tǒng)計維度：
1.人員配置統(tǒng)計
檔案館（局）表：需嚴格依據(jù)機構(gòu)編制文件統(tǒng)計“定編人員”，以正式文件為唯一依據(jù)，確保數(shù)據(jù)權(quán)威性。
檔案室表：區(qū)分“專職”與“兼職”人員。專職人員指檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組及管理網(wǎng)絡(luò)中的核心經(jīng)辦人員，負責全流程管理；兼職人員則承擔材料收集、初步整理等輔助工作。需注意，部分單位存在“只填兼職不填專職”的違規(guī)操作，這違背了檔案工作責任制中“專人專責”的要求。
2.檔案實體統(tǒng)計
紙質(zhì)檔案：核心難點在于“卷/件”區(qū)分。根據(jù)《機關(guān)檔案管理規(guī)定》，文書、照片等檔案一般以“件”為單位整理，科技、會計檔案則以“卷”為單位。實際操作中，部分單位存在“跨年度混合管理”（如2000年前以卷、2001年后以件）的情況，需結(jié)合歷史管理習慣靈活處理。需特別注意：未收集、未整理、未歸檔的文件材料不屬于統(tǒng)計范疇，此類情況可能涉嫌違反《檔案法》。
電子檔案：需嚴格區(qū)分“電子文件”與“電子檔案”。僅有完成歸檔流程（如元數(shù)據(jù)完整、格式規(guī)范、脫離原系統(tǒng)獨立存儲）的電子文件，才具備統(tǒng)計資格。辦公OA系統(tǒng)中未歸檔的電子數(shù)據(jù)，僅為“數(shù)據(jù)資產(chǎn)”而非“檔案資產(chǎn)”。
傳統(tǒng)載體檔案：照片（以“張”為單位）、錄音錄像（以“盤”為單位）等需關(guān)注歸檔率?，F(xiàn)實中，大量數(shù)碼素材因存儲于個人設(shè)備未及時歸檔而流失，凸顯“歸檔意識薄弱”的共性問題。
3.保管期限與數(shù)字化成果統(tǒng)計
檔案室需區(qū)分“永久”與“定期（30年/10年）”檔案統(tǒng)計，需注意特殊檔案（如婚姻登記檔案保管期100年）的定性問題。常見錯誤包括“永久+定期數(shù)量＞檔案總數(shù)”，反映填報態(tài)度不嚴謹。
檔案數(shù)字化成果統(tǒng)計需明確“GB（容量）”與“萬幅（數(shù)量）”單位，避免重復(fù)計算原始掃描件、處理件等不同版本數(shù)據(jù)，確保統(tǒng)計口徑統(tǒng)一。
三、實操難點與應(yīng)對策略
1.數(shù)據(jù)源頭治理
統(tǒng)計困境往往源于前端管理缺失。例如，文件材料散存于科室、電子文件未歸檔、實物檔案未登記等，導(dǎo)致“無檔可統(tǒng)”。解決路徑需從“收集-整理-歸檔”全流程抓起，確保檔案實體完整規(guī)范。
2.卷件區(qū)分與歷史銜接
對于混合管理的檔案（如跨年度卷件并存），可建立“時間軸臺賬”，按年度劃分保管單位類型，并附情況說明。同時，參考《檔案整理基本方法》等規(guī)范，通過檔號編制規(guī)則（如卷式檔號含“卷號”、件式檔號含“件號”）輔助區(qū)分。
3.信息化工具應(yīng)用
全國檔案事業(yè)統(tǒng)計已從紙質(zhì)填報升級至網(wǎng)絡(luò)直報系統(tǒng)，新手需熟練掌握數(shù)據(jù)校驗規(guī)則（如邏輯關(guān)系自動審核），利用系統(tǒng)提示功能規(guī)避低級錯誤，提升填報效率。
四、新手如何進階
檔案統(tǒng)計不應(yīng)止步于“機械數(shù)數(shù)”，而應(yīng)成為管理優(yōu)化的引擎。例如：
通過“利用數(shù)據(jù)”分析高頻需求領(lǐng)域，優(yōu)化檔案開放與服務(wù)策略；
對比“設(shè)施設(shè)備使用數(shù)據(jù)”，評估硬件配置合理性；
追蹤“人員結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)”，為團隊建設(shè)提供參考。
正如《檔案法》強調(diào)的“管好用好檔案”，統(tǒng)計工作的終極價值，在于以數(shù)據(jù)驅(qū)動檔案事業(yè)從“被動保管”向“主動治理”轉(zhuǎn)型。
