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在檔案管理領(lǐng)域，除了“卷”和“件”這兩種核心保管單位外，還有許多與檔案分類、存儲(chǔ)、管理流程相關(guān)的常見(jiàn)單位或概念。
一、保管單位體系
1）盒
定義：檔案裝具的基本單位，用于盛放“件”或“卷”，通常為無(wú)酸紙檔案盒或硬殼塑料盒。
作用：便于檔案上架、搬運(yùn)和保護(hù)，一盒可容納數(shù)十件文件或若干卷，盒外需標(biāo)注全宗號(hào)、盒號(hào)、保管期限等信息。
2）柜（架）
定義：檔案庫(kù)房中的存儲(chǔ)設(shè)備，如密集架、檔案柜等，用于按順序排列檔案盒。
編號(hào)規(guī)則：通常按庫(kù)房區(qū)域編號(hào)（如“3號(hào)庫(kù)房A區(qū)5號(hào)柜”），形成層級(jí)化存儲(chǔ)體系。
3）庫(kù)房
定義：檔案集中存放的物理空間，需滿足溫濕度控制、防火、防蟲、防潮等專業(yè)要求。
管理單位：大型檔案館可能按全宗、門類劃分不同庫(kù)房（如“文書檔案庫(kù)房”“科技檔案庫(kù)房”）。
二、管理基礎(chǔ)概念
1）全宗
定義：一個(gè)國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人形成的具有有機(jī)聯(lián)系的全部檔案，是檔案管理的基本單位。
核心原則：體現(xiàn)檔案的“來(lái)源原則”，確保同一全宗內(nèi)檔案的不可分割性（如“XX市政府全宗”“XX大學(xué)全宗”）。
2）門類
定義：按檔案內(nèi)容或載體劃分的基本類別，如文書檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、音像檔案、實(shí)物檔案等。
作用：指導(dǎo)分類方案制定，不同門類檔案的整理規(guī)則和保管要求差異顯著（如會(huì)計(jì)檔案需單獨(dú)組卷，音像檔案需標(biāo)注載體類型）。
3）分類方案
定義：檔案分類的邏輯框架，通常按“年度—機(jī)構(gòu)—問(wèn)題—保管期限”等維度組合制定。
示例：
文書檔案：年度—機(jī)構(gòu)—保管期限
科技檔案：項(xiàng)目—階段—保管期限
4）檔號(hào)
定義：檔案的唯一標(biāo)識(shí)符，用于固定檔案位置并便于檢索，通常由多層代碼組成。
結(jié)構(gòu)示例：
全宗號(hào)（如“003”）+分類號(hào)（如“W”文書檔案）+案卷號(hào)（如“2025-01”）+件號(hào)（如“001”）。
三、流程與技術(shù)術(shù)語(yǔ)
1）保管期限
定義：根據(jù)檔案價(jià)值確定的保存時(shí)間，分為永久（無(wú)限期保存）、定期（如30年、10年等）。
依據(jù)：國(guó)家檔案局《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》等標(biāo)準(zhǔn)。
2）歸檔
定義：將辦理完畢且具有保存價(jià)值的文件轉(zhuǎn)化為檔案的過(guò)程，包括整理、鑒定、移交等環(huán)節(jié)。
時(shí)間要求：文書檔案通常在次年6月底前完成歸檔，科技檔案需在項(xiàng)目結(jié)束后及時(shí)歸檔。
3）鑒定
定義：判斷檔案價(jià)值，確定保管期限或是否銷毀的過(guò)程，分為歸檔鑒定（判斷文件是否歸檔）和到期鑒定（判斷是否延長(zhǎng)保存或銷毀）。
4）編目
定義：編制檔案目錄（如案卷目錄、文件目錄），記錄檔案的基本信息（如文號(hào)、題名、日期、保管期限等），便于檢索。
5）數(shù)字化
定義：通過(guò)掃描、拍照等技術(shù)將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子文件，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。
配套概念：OCR（光學(xué)字符識(shí)別）、元數(shù)據(jù)（描述電子檔案的數(shù)據(jù)，如文件格式、掃描時(shí)間）。
6）檢索工具
定義：用于查找檔案的工具，包括傳統(tǒng)的紙質(zhì)目錄（如《全宗指南》《歸檔文件目錄》）和數(shù)字化檢索系統(tǒng)（如檔案管理軟件的全文檢索功能）。
7）移交
定義：檔案在單位內(nèi)部部門之間、上下級(jí)單位之間或向檔案館的轉(zhuǎn)移過(guò)程，需填寫《檔案移交清冊(cè)》，履行簽字手續(xù)。
8）密級(jí)
定義：檔案涉及國(guó)家秘密或敏感信息的等級(jí)，分為絕密、機(jī)密、秘密，涉密檔案需單獨(dú)管理并嚴(yán)格控制訪問(wèn)權(quán)限。
9）載體
定義：檔案的存儲(chǔ)形式，包括傳統(tǒng)載體（紙質(zhì)、膠片、磁帶）和電子載體（光盤、硬盤、U盤），不同載體需采用針對(duì)性的保管措施（如電子檔案需定期備份）。
四、專業(yè)檔案的特殊單位
在特定領(lǐng)域檔案中，還存在一些專屬概念：
工程項(xiàng)目檔案：以“項(xiàng)目”為基本管理單位，按立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工、驗(yàn)收等階段組卷，如“XX高速公路項(xiàng)目檔案”。
人事檔案：以“個(gè)人”為單位，每人單獨(dú)建檔，按“卷”整理（如《干部檔案整理工作細(xì)則》規(guī)定的立卷規(guī)則）。
會(huì)計(jì)檔案：以“年度—形式”為單位，如“2025年記賬憑證”“2024年財(cái)務(wù)報(bào)表”，需按冊(cè)裝訂并標(biāo)注起止日期。
檔案管理的核心在于通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化的單位和流程，實(shí)現(xiàn)檔案的完整性、系統(tǒng)性和可利用性。從“全宗—門類—保管單位”的邏輯體系，到“歸檔—鑒定—數(shù)字化”的操作流程，每個(gè)概念都服務(wù)于“有效管理檔案資源”這一目標(biāo)。實(shí)際工作中需結(jié)合《檔案法》《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22）等國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，靈活運(yùn)用各類單位和技術(shù)手段。
