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全宗號(hào)是檔案管理中非常核心的概念，可以簡(jiǎn)單理解為：檔案館給“檔案形成單位”分配的唯一“身份證號(hào)碼”，用來(lái)區(qū)分不同單位的檔案，避免混淆。
一、全宗號(hào)的定義
核心作用：
標(biāo)識(shí)檔案的“來(lái)源單位”，即這份檔案是哪個(gè)機(jī)構(gòu)（如機(jī)關(guān)、企業(yè)、學(xué)校、醫(yī)院等）形成的。
例如：
市教育局的檔案全宗號(hào)是“001”，市第一中學(xué)的全宗號(hào)是“032”，兩者通過(guò)全宗號(hào)明確區(qū)分。
某企業(yè)在檔案館備案的全宗號(hào)為“Q-056”，該企業(yè)所有檔案的全宗號(hào)均為“Q-056”。
術(shù)語(yǔ)來(lái)源：
“全宗”是檔案學(xué)中的專業(yè)概念，指一個(gè)獨(dú)立單位（如機(jī)關(guān)、組織、個(gè)人）在社會(huì)活動(dòng)中形成的全部檔案。全宗號(hào)就是給每個(gè)“全宗”分配的唯一代碼。
二、全宗號(hào)的作用
區(qū)分檔案“歸屬”
檔案館可能保存成百上千個(gè)單位的檔案，全宗號(hào)就像“門牌號(hào)”，讓檔案管理員一眼就能知道某份檔案屬于哪個(gè)單位。
例：看到檔號(hào)“032-W-2023-05”，立刻知道這是“全宗號(hào)032的單位”（如某中學(xué)）的文書檔案。
保障檔案系統(tǒng)性
同一個(gè)全宗號(hào)下的檔案，必須屬于同一個(gè)單位，不能混雜其他單位的文件，確保檔案的“來(lái)源純凈性”。
例：若某局和下屬單位合并，原下屬單位的全宗號(hào)可能被注銷，檔案并入主單位的全宗號(hào)下。
方便跨年度管理
無(wú)論檔案是哪一年形成的，全宗號(hào)始終不變，便于長(zhǎng)期追蹤同一單位的檔案。
例：某企業(yè)2010年和2025年的檔案，全宗號(hào)都是“Q-056”，查詢時(shí)可按全宗號(hào)快速歸集。
三、全宗號(hào)由誰(shuí)分配？如何編制？
分配主體
各級(jí)國(guó)家綜合檔案館：負(fù)責(zé)給管轄范圍內(nèi)的立檔單位（如政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位）分配全宗號(hào)。
單位內(nèi)部檔案機(jī)構(gòu)：若單位未向檔案館移交檔案（如企業(yè)自建檔案庫(kù)），可自行編制全宗號(hào)，但需遵循內(nèi)部規(guī)則。
編制規(guī)則
代碼形式：通常為數(shù)字、字母或數(shù)字+字母組合，簡(jiǎn)潔易記。
例：
政府機(jī)關(guān)可能用純數(shù)字（如“001”“002”）；
企業(yè)可能用“Q-001”（“Q”代表“企業(yè)”）；
學(xué)校可能用“XX-032”（“XX”代表“學(xué)?！保?。
唯一性原則：一個(gè)全宗號(hào)只能對(duì)應(yīng)一個(gè)立檔單位，永久不變（除非單位撤銷或合并）。
四、全宗號(hào)與其他檔號(hào)要素的區(qū)別
簡(jiǎn)單類比：
全宗號(hào)≈“省代碼”（如廣東省是44），類目號(hào)≈“市代碼”（如廣州市是01），年度≈“年份”，案卷號(hào)≈“街道門牌號(hào)”。組合起來(lái)就是“44-01-2023-05”，精準(zhǔn)定位到具體檔案。
五、實(shí)際應(yīng)用場(chǎng)景
檔案館查詢：
工作人員接到“查詢某中學(xué)2018年基建檔案”的需求，會(huì)先通過(guò)全宗號(hào)“032”鎖定該中學(xué)的所有檔案，再按類目號(hào)（如“K1”基建）和年度“2018”查找具體案卷。
單位內(nèi)部管理：
大型企業(yè)可能有多個(gè)子公司，每個(gè)子公司分配獨(dú)立全宗號(hào)（如總公司全宗號(hào)“Q-001”，子公司A“Q-002”、子公司B“Q-003”），便于分部門管理檔案。
六、注意事項(xiàng)
全宗號(hào)不可隨意更改：
若單位名稱變更（如“市第一中學(xué)”更名為“市實(shí)驗(yàn)中學(xué)”），全宗號(hào)仍保持不變，僅在檔案目錄中注明更名情況。
單位撤銷后的處理：
若單位合并或撤銷，其全宗號(hào)通常注銷，檔案并入接收單位的全宗號(hào)下，或作為“歷史全宗”單獨(dú)保存（如標(biāo)注“已撤銷單位”）。
與“目錄號(hào)”的區(qū)別：
部分舊標(biāo)準(zhǔn)中“目錄號(hào)”可能等同于全宗號(hào)，但現(xiàn)代檔案管理中，目錄號(hào)一般指案卷目錄的編號(hào)，屬于更細(xì)分的層級(jí)（如全宗號(hào)→目錄號(hào)→案卷號(hào)）。
全宗號(hào)是檔案的“源頭標(biāo)識(shí)”，就像每個(gè)人的“籍貫代碼”，核心功能是回答“這份檔案從哪里來(lái)”。掌握全宗號(hào)的邏輯，能快速理清檔案管理的基本框架，尤其是在多單位檔案混雜的場(chǎng)景中，它是最基礎(chǔ)的“分類鑰匙”。
