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在檔案管理工作里，歸檔文件的裝訂是一項(xiàng)關(guān)鍵環(huán)節(jié)，它直接關(guān)系到檔案的完整性、安全性以及長期保存的質(zhì)量?！稓w檔文件整理規(guī)則》（DA/T22-2015）對(duì)裝訂工作提出了明確且細(xì)致的要求，旨在確保歸檔文件能夠得到妥善保管和有效管理。本文將全面介紹歸檔文件的裝訂方法、材質(zhì)要求以及不同保管期限下的裝訂規(guī)范，為檔案管理工作提供清晰的操作指南。
一、四大類七種裝訂方法詳解
歸檔文件裝訂主要有以下四大類型共七種方式，每種方式都有其獨(dú)特的適用場(chǎng)景和特點(diǎn)。
（一）線裝法
線裝法是一種傳統(tǒng)且可靠的裝訂方式，包含三種具體形式。
直角裝訂：操作相對(duì)簡便，適用于一些頁數(shù)較少、結(jié)構(gòu)較為簡單的歸檔文件，通過直角處的裝訂能夠?qū)ξ募鸬交镜墓潭ㄗ饔谩?/span>
縫紉機(jī)軋邊裝訂：借助縫紉機(jī)進(jìn)行軋邊裝訂，效率較高，可快速完成對(duì)文件的裝訂，在一定程度上保證文件的整齊度。
三孔一線裝訂：這是線裝法中較為穩(wěn)固的一種方式，尤其適合文件較厚的情況。通過在文件上打三個(gè)孔并用線穿過裝訂，能使文件緊密固定，不易散落。這三種線裝方式均采用棉紗線進(jìn)行裝訂，以確保裝訂的牢固性和耐久性。
（二）變形材料裝訂法
該方法主要利用不銹鋼材質(zhì)的裝訂材料，包括兩種形式。
不銹鋼訂書釘裝訂：使用不銹鋼訂書釘，具有一定的牢固性，適用于一些需要快速裝訂且對(duì)裝訂強(qiáng)度要求不是特別高的文件。
不銹鋼夾裝訂：不銹鋼夾主要用于需要臨時(shí)固定的歸檔文件，方便隨時(shí)進(jìn)行調(diào)整和拆卸，但不適用于長期固定保存的文件。
（三）粘接法
粘接法采用漿糊作為裝訂材料，通過將文件頁面相互粘接來實(shí)現(xiàn)裝訂。這種方法適用于一些特殊材質(zhì)或?qū)ρb訂痕跡要求不明顯的文件，但需要注意漿糊的質(zhì)量，以確保粘接的牢固性和對(duì)文件無損害。
（四）封套法
封套法是將歸檔文件裝入特制的封套中進(jìn)行裝訂，封套能夠?qū)ξ募鸬奖Ｗo(hù)作用，同時(shí)也便于文件的整理和查閱。封套的材質(zhì)和規(guī)格有一定的要求，以保證其能夠有效保護(hù)文件。
需要注意的是，歸檔文件裝訂禁止使用回形針、大頭針、燕尾夾、熱熔膠、辦公膠水、裝訂夾條、塑料封等裝訂方式。這些材料可能會(huì)對(duì)歸檔文件造成損害，例如生銹、腐蝕文件紙張，或者固定效果不佳，導(dǎo)致文件散落、損壞，不利于檔案的長期保存和管理。
二、裝訂材質(zhì)的具體要求
不同的裝訂方法對(duì)裝訂材質(zhì)有著嚴(yán)格的規(guī)定，以滿足檔案長期保存的需求。
（一）棉紗線
線裝法中使用的棉紗線，其規(guī)格、質(zhì)量和檢測(cè)需按GB/T398-2008的規(guī)定執(zhí)行。直角裝訂、縫紉機(jī)軋邊裝訂、三孔一線裝訂用棉線的粗細(xì)應(yīng)與GB/T8693-2008所描述的R72texf4規(guī)格的棉線相當(dāng)，線的斷裂強(qiáng)度應(yīng)不低于15N，檢測(cè)按GB/T3916-1997的規(guī)定進(jìn)行。這樣的棉紗線能夠保證線裝法的裝訂強(qiáng)度和穩(wěn)定性，確保文件在長期保存過程中不會(huì)因線的斷裂而出現(xiàn)散落等問題。
（二）不銹鋼訂書釘
不銹鋼訂書釘?shù)漠a(chǎn)品質(zhì)量要求（包括外形尺寸、釘面、釘腳、釘腳斜度、B、C、E種缺陷、粘牢度、外觀、訂紙性能、釘條枚數(shù)）、試驗(yàn)方法、檢測(cè)規(guī)則應(yīng)按照QB/T1151-2011執(zhí)行。其材質(zhì)應(yīng)選用S30408不銹鋼，沿海地區(qū)由于環(huán)境較為潮濕，對(duì)耐腐蝕性能要求更高，應(yīng)選用耐腐蝕性能更優(yōu)的不銹鋼。不銹鋼的規(guī)格、質(zhì)量、檢測(cè)按照GB/T20878-2007執(zhí)行，以確保不銹鋼訂書釘在不同環(huán)境下都能保持良好的性能，不會(huì)因材質(zhì)問題對(duì)文件造成損害。
（三）不銹鋼夾
不銹鋼夾僅適用于需要臨時(shí)固定的歸檔文件，只要符合行業(yè)產(chǎn)品質(zhì)量要求即可。由于其主要用于臨時(shí)固定，所以在材質(zhì)和質(zhì)量上的要求相對(duì)寬松，但仍需保證能夠滿足臨時(shí)固定文件的基本需求，不會(huì)輕易脫落或損壞文件。
（四）漿糊
漿糊的質(zhì)量要求（包括游離甲醛限量、外觀、PH、粘接性、防霉力、耐寒性）、試驗(yàn)方法、檢測(cè)規(guī)則應(yīng)按照QB/T1962-2011執(zhí)行，同時(shí)在滿足這些質(zhì)量要求的基礎(chǔ)上，還應(yīng)符合DA/T25-2000的要求。合格的漿糊應(yīng)具備良好的粘接性，能夠?qū)⑽募喂痰卣辰釉谝黄?，同時(shí)要確保不含對(duì)文件有害的物質(zhì)，并且具有一定的防霉、耐寒等性能，以適應(yīng)不同的保存環(huán)境。
（五）封套
封套用紙應(yīng)輕薄、結(jié)實(shí)，材質(zhì)選擇要對(duì)歸檔文件不應(yīng)有負(fù)面影響或潛在負(fù)面影響。紙張定量應(yīng)在110g/m2～160g/m2之間，檢測(cè)按GB/T451.2-2002的規(guī)定進(jìn)行；紙張的pH值應(yīng)大于等于6，檢測(cè)按GB/T1545-2008規(guī)定的冷抽提法進(jìn)行；紙張撕裂度應(yīng)大于850mN，檢測(cè)按GB/T455-2002的規(guī)定進(jìn)行；紙張單層緊度應(yīng)在0.6g/cm3～1.0g/cm3之間，檢測(cè)按GB/T451.3-2002的規(guī)定進(jìn)行。符合這些要求的封套紙能夠?yàn)槲募峁┝己玫谋Ｗo(hù)，同時(shí)便于文件的翻閱和管理。
三、不同保管期限的裝訂規(guī)范
歸檔文件的保管期限不同，裝訂方式也有相應(yīng)的規(guī)范，以確保不同期限的文件都能得到合適的裝訂和保管。
（一）永久保管的歸檔文件
對(duì)于永久保管的歸檔文件，宜采取線裝法裝訂，如直角裝訂、縫紉機(jī)軋邊裝訂、三孔一線裝訂。當(dāng)文件頁數(shù)較少時(shí)，可使用直角裝訂或縫紉機(jī)軋邊裝訂；文件較厚時(shí)，使用“三孔一線”裝訂。若使用不銹鋼訂書釘或漿糊裝訂，裝訂材料應(yīng)滿足歸檔文件長期保存的需要。需要注意的是，永久保管的歸檔文件不使用不銹鋼夾或封套裝訂，因?yàn)檫@兩種方式可能無法滿足長期保存對(duì)裝訂牢固性和文件保護(hù)的要求。
（二）定期保管且需向綜合檔案館移交的歸檔文件
此類文件的裝訂方式按照永久保管文件的裝訂要求執(zhí)行，即宜采用線裝法，使用不銹鋼訂書釘或漿糊裝訂時(shí)需滿足長期保存要求，不得使用不銹鋼夾或封套裝訂，以保證文件在移交過程中以及后續(xù)的保管中保持完整和穩(wěn)定。
（三）定期保管且不需要向綜合檔案館移交的歸檔文件
裝訂方式可以按照永久保管文件的裝訂要求執(zhí)行，即采用線裝法、不銹鋼訂書釘裝訂或漿糊裝訂；也可以使用不銹鋼夾或封套裝訂。但需注意，無論采用哪種方式，都不能使用禁止的裝訂材料，以確保文件在定期保管期間的安全和完整。
（四）定期10年保管的歸檔文件
該類文件的裝訂方式相對(duì)較為靈活，直角裝訂、縫紉機(jī)軋邊裝訂、三孔一線裝訂、不銹鋼訂書釘裝訂、不銹鋼夾裝訂、漿糊裝訂、封套裝訂均可使用，但同樣禁止使用回形針、大頭針、燕尾夾、熱熔膠、辦公膠水、裝訂夾條、塑料封等可能對(duì)文件造成危害或固定效果不佳的裝訂材料。
（五）需永久或定期保管且需要臨時(shí)固定的歸檔文件
對(duì)于需要臨時(shí)固定的歸檔文件，無論是永久保管還是定期保管，都可以使用不銹鋼夾裝訂或封套裝訂，以便在需要時(shí)能夠方便地對(duì)文件進(jìn)行調(diào)整和處理。
